Behovet av att avisera eller fakturera avgifter ställer särskilda krav på ett smidigt och överskådligt verktyg. Genom arcMember har du möjlighet att automatisera hela fakturaflödet, från skapandet av en faktura till kuvertering och försändelse. Förutom via brev så kan försändelsen av din faktura ske via SMS och e-post, eller om du nöjer dig med att lägga upp avierna på Mina sidor.
När du sedan läser in betalningsfiler från din bank så matchas inkomna betalningar mot skickade fakturor via OCR-nummer, och prickas av automatiskt vilket också triggar en automatisk uppdatering av individens medlemsstatus. Hämtar du dessutom in nya medlemmar via ett formulär i kombination med vårt automatiska faktureringsflöde så har du sparat dig själv mycket tid. Därefter rullar fakturorna på för varje medlemsperiod.
Inläsningen av din banks betalfiler kan ske automatiskt eller manuellt. Ett helt automatiserat fakturaflöde i arcMember ser ut som följande:
1. Medlemmen blir ny medlem via ditt formulär och väljer avi som betalalternativ.
2. arcMember genererar direkt en välkomstavi till angivna e-post (eller brev om önskas)
3. Betalningen prickas av via automtisk import av betalfil från bank.
4. Medlemstatus sätts som betald och aktiv.
5. Medlemsperioden går mot sitt slut och arcMember ser att slutdatum närmar sig.
6. arcMember genererar och skickar en förnyelseavi och eventuella påminnelser.
Och där är vi tillbaka frå början.
Fakturornas innehåll går att anpassa efter dina behov. Exempelvis så går det att sätta pris efter ålder, lägga till logotyper och fritexter utifrån om det är första fakturan eller en påminnelse. För våra Enterprise kunder finns möjligheten att ytterligare detaljstyra fakturornas utseende, kontering och summering. Vidare går det att delegera arbetet till gruppadministratörer som då kan skicka fakturor som är unika för den egna gruppen, med exempelvis unik logotyp och ett unikt kontonummer.
Utöver självförnyande medlemsfakturering så kan du skapa engångsfakturor i arcMember. Till en sådan faktura kan du utöver medlemskap också addera produkter, från det produktbibliotek som du kan sätta upp i systemet, samt helt fria orderrader.
Sammanfattning
- Skapa fakturor med OCR-nummer.
- Kundanpassa fakturornas utseende.
- Förhandsgranska fakturor.
- Fakturering från central nivå eller per lokalförening.
- Skapa och skicka medlemsfakturor som bilaga via e-post.
- Skapa och skicka medlemsfakturor som länk i SMS.
- Skapa och skicka medlemsfakturor som brev inkl. kuvertering.
- Automatiska utskick av förnyelsefakturor vid utgående medlemskap.
- Automatiska utskick av påminnelsefakturor vid utebliven betalning.
- Läsa in fil från BG/PG för automatisk avprickning av inkomna betalningar.
- Automatisk upprätthållning av medlemsdatum utifrån betalning.
- Skapa och skicka engångsfakturor innehållande produkter från produktbibliotek.
- Skapa och skicka engångsfakturor innehållande fritextposter.
- Söka bland fakturor utifrån multibla sökkriterier.
- Söka bland inkomna betalningar utifrån multibla sökkriterier.
- Hantering av misslyckade matchningar vid import av OCR-fil.
- Hantering av överbetalningar i form av återbetalning eller tillgodo.